Februar 2019 – Digital Asset Management – was ist es und wer braucht es?

Digital Asset Management – was ist es und wer braucht es?

Die Zeiten, in denen riesige Aktenschränke das Erscheinungsbild von Büros dominierten, sind heutzutage zum Glück fast vorbei. Das bedeutet aber beileibe nicht, dass sich die Menge an Daten reduziert hat, die in Büros weltweit tagtäglich erzeugt, bearbeitet, verändert und weitergegeben wird.

Während sich kleinere Firmen oder Büros eventuell noch mit einem Shared Drive o.ä. begnügen können, benötigen grössere Firmen ein verlässliches System zur Dokumentenverwaltung. Wenn sich irgendwann die Gigabytes an Daten auf der Festplatte stapeln und keiner mehr den Überblick hat, welche Version welcher Datei genau von wem war, und woher sie kam – dann wird es Zeit für ein Digital Asset Management System, kurz DAM.

WAS IST EIN DAM?

Ein DAM ist, kurz gesagt, ein Softwaresystem, das die Verwaltung und Speicherung digitaler “Assets” (wie z.B. Bilddateien, Word-Dokumente, Videodateien etc.) übernimmt.

WAS MACHT EIN DAM?

Zu den wichtigsten Funktionen eines DAM zählen u.a.:

  • Versionierung von Dateien
    Beispielsweise können verschiedene Dokumentversionen eines von unterschiedlichen Personen in der Firma bearbeiteten Word-Dokuments im DAM gelagert und entsprechend nachverfolgt werden.
  • Speicherung / Ausgabe von digitalen Bilddateien
    Bilddateien können z.B. in hoher Qualität und Dateigrösse in das DAM hochgeladen werden und dann automatisch (je nach Funktionsumfang des DAM) für verschiedene Verwendungszwecke in diverse Formate konvertiert, zurechtgeschnitten und optimiert werden.
    Dabei kann ein DAM nicht nur der Speicherung dienen, sondern seine Inhalte z.B. auch via API an eine Website ausliefern.
  • Anreicherung der Assets mit Metadaten
    Zur einfacheren Verwaltung und zur effizienteren Suche können die im DAM hinterlegten Assets i.d.R. mit sogenannten Metadaten angereichert werden. Das sind im Vorhinein möglichst gut definierte Stichworte, die quasi als Vorgaben dienen, um Assets Begriffe zuzuordnen, die ihre Gruppierung in bestimmte Themenbereiche erlauben, und somit auch ihre Auffindbarkeit erleichtern.

WIE IST EIN DAM AUFGEBAUT?

Je nach Verwendungszweck bieten sich hier unterschiedliche Lösungen an. Für rein firmeninterne Zwecke kann z.B. auf eine lokale Datenbank gesetzt werden, die via entsprechender Software den Zugriff aus dem Firmennetzwerk erlaubt.

Auch Cloud-Lösungen werden immer häufiger angeboten – die Inhalte lagern hier nicht mehr firmenintern, sondern werden bei entsprechenden SaaS-Anbietern in deren Cloudsysteme hochgeladen. Vorteil: der Zugriff ist von überall möglich. Nachteil: der Zugriff ist von überall möglich. Aber Spass beiseite: Sicherheitstechnisch sind die Cloud-Lösungen renommierter Anbieter generell auf dem neusten Stand – hier braucht man prinzipiell keine Bedenken zu haben.

WER BRAUCHT EIN DAM?

Wie bereits anfangs angedeutet: für einen kleinen Betrieb mit vier Mitarbeitern ist ein DAM vermutlich überdimensioniert. Solange man im täglichen Betrieb nicht in einer Dokumentenflut unterzugehen droht und den Überblick komplett verliert, dürfte der Shared Drive wohl reichen.

Sobald jedoch viele Personen gleichzeitig auf Dokumente und Dateien zugreifen, diese bearbeiten, abspeichern, weiterschicken, etc., kann es Sinn machen, sich über den Einsatz eines DAMs Gedanken zu machen.

Nicht zu verachten ist auch die Möglichkeit, für den Betrieb einer oder mehrerer Websites die Verwaltung der Bilder aus dem CMS bzw. Backend auszulagern. Ein DAM erlaubt hier die zentrale Verwaltung der Bilddateien, welche dann je nach Einsatzzweck via API auf der Website ausgegeben werden können.

Ein DAM kann den Umgang mit grossen Dateimengen signifkant erleichtern, bedarf aber auch einer gewissen Planung beim Abstecken der Ziele, die damit erreicht werden sollen, sowie bei der Implementierung. Auch wenn das DAM die Strukturierung und den Umgang mit Dateien vereinfacht, so muss doch ein gewisser Aufwand in die Definition und Implementation dieser Strukturen investiert werden.

Gerne beraten wir Sie zum Thema DAM:

  • Benötigen Sie überhaupt ein DAM?
  • Welche Lösung ist die geeignetste für Sie?
  • Wie implementieren Sie ein DAM in ihre bestehenden Systeme?
  • Was müssen Sie beim Anlegen der Dateien und Strukturen im DAM beachten?

Kommen Sie einfach auf uns zu!