Thema des Monats

Schnell und unkompliziert PDF-Dateien verkleinern

 

Quicklinks: Dateien zippen, Thunderbird Add-On, Online Tool Sejda, Freeware PDF24

Auf vielen Websites werden Inhalte vermehrt als PDF aufbereitet. Dies bietet einen besonderen Mehrwert für den Nutzer über die reine Betrachtung der Website hinaus - kann Inhalt doch praktischerweise heruntergeladen, extern gespeichert oder ausgedruckt werden. Allerdings birgt der erhöhte Nutzerservice auch Nachteile. Je grösser die hochgeladene Datei, umso mehr Serverspeicher wird beansprucht. Zudem kann es zu langen Ladezeiten kommen, wenn grosse PDFs direkt im Browser angesehen werden. Auch beim E-Mailversand stellen zu grosse Dateien oft ein Hindernis dar. So gibt es keinen einheitlichen Standard, wie gross der Dateianhang in einer Mail sein darf. Dies ist je nach E-Mail Client unterschiedlich. Während in Gmail und AOL 25 MB möglich sind, dürfen es bei GMX Free Mail nur 20 MB sein.

Wie Sie daher bei Ihren PDF-Dateien den Gürtel enger schnallen können, zeigen wir Ihnen anhand verschiedener Beispiele.

Der Klassiker

Vor allem für das Versenden via E-Mail bietet es sich an, alle benötigten Dateien in einen Ordner zu packen und diesen dann zu komprimieren (ugs. “zippen”). Um in Windows einen Ordner zu zippen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie “Senden an” aus und danach dann “ZIP-komprimierten Ordner”. Dies ist eine einfache Möglichkeit, schnell die Dateigrösse zu verkleinern, ohne dabei die Originaldokumente zu verändern.

Add-On im MailClient Thunderbird

Auf die Komprimierung via ZIP-Ordner setzt auch das Add-On “Auto Compress File” für den E-Mail Client Thunderbird. Das besondere an gezippten Ordnern ist, dass sie die interne Struktur des Ordners beibehalten. Dies ist beispielsweise dann wichtig, wenn Sie einen Hauptordner (“Vortrag”) in mehrere Unterordner (“Einleitung”, “Hauptteil”, “Schluss”) aufgeteilt haben und diese jeweils verschiedene Informationen enthalten. Möchten Sie also, dass diese Struktur beibehalten wird, dann sollten Sie den kompletten Hauptordner zippen. Mit dem Add-On “Auto Compress File” hingegen können einzelne Dateien, die eventuell sogar an unterschiedlichen Orten liegen, zu Zip-Dateien zusammengefügt werden. Dazu laden Sie zuerst die gewünschten (PDF)-Dateien in Thunderbird wie gewohnt in den Anhang der Mail. Danach kann manuell ausgewählt werden, welche der Dateien gezippt werden sollen. Ebenfalls ist es möglich, die Dateien in unterschiedliche Zip-Ordner zusammenzufügen, um beispielsweise Bilder und Dokumente zu trennen.

In den beiden vorangegangenen Beispielen ging es nicht um die Komprimierung der Dateien an sich, sondern um die Art und Weise, wie diese gespeichert bzw. versendet werden. Im folgenden werden mit Sejda und PDF24 zwei Tools genannt, mit denen die Datei direkt verändert wird.

Online Tools

Am einfachsten geht das mit einem online Tool. Davon gibt es einige, die alle relativ ähnlich funktionieren. Stellvertretend erläutern wir die Anwendung anhand des Tools Sejda. Neben einer Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten (siehe Bild unten) kann der Nutzer hier auch PDFs verkleinern. Dazu zieht man das gewünschte Dokument per Drag & Drop in die Online-Benutzeroberfläche oder lädt dieses durch Auswahl aus einem Ordner hoch. Durch einen Klick auf “Compress” wird die Datei automatisch verkleinert. Zudem wird angezeigt, wieviel Speicher dadurch eingespart wurde. Im Anschluss kann man die Datei herunterladen, im Google Drive speichern oder aber auch direkt via Sejda als E-Mail versenden.

Nachteil der kostenlosen Version: Es lassen sich immer nur einzelne Dateien verarbeiten. Die Stapelverarbeitung mehrerer Dateien auf einmal ist nur für Nutzer des kostenpflichtigen ProAccounts möglich. Weiterhin stehen nur drei Aktionen pro Stunde zur Verfügung.Wenn diese aufgebraucht sind dauert es eine Stunde, bis das Tool wieder nutzbar ist. Möchte man mehrere Dateien auf einmal komprimieren, ist Sejda somit eher weniger geeignet.

Freeware

Wer den Umfang der Dateikomprimierung lieber selbst festlegt, dem sei PDF24 ans Herz zu legen. Bereits die Onlineversion im Browser bietet eine Vielzahl an nützlichen Funktionen, darunter PDF-Dateien verbinden, Wasserzeichen und Seitennummern hinzufügen oder auch zwei PDF-Dateien miteinander vergleichen. Um Dateien zu komprimieren, muss man sich PDF24 herunterladen. Die im oben vorgestellten Tool vermisste Stapelverarbeitung ist hier nun vorhanden. Und so können beliebig viele Dateien per Drag & Drop oder durch Auswahl aus Ordnern hochgeladen werden. Bereits vor dem Komprimieren wird für jede Datei einzeln angezeigt, wieviel Kapazität eingespart werden kann. (siehe Bild unten).

Der Nutzer hat die Möglichkeit, Punktdichte, Farbmodell und Bildqualität zu ändern und die Datei so noch stärker zu verkleinern. Anders als bspw. bei Sejda können mit PDF24 ganze Ordner mit den darin befindlichen Dateien angewählt werden. Anstatt also mühsam in den einzelnen (Unter-)Ordnern alle Dateien heraussuchen zu müssen, reicht es, mit einem Rechtsklick auf den Hauptordner PDF24 anzuklicken. (siehe Bild unten)

Der Nachteil besteht jedoch darin, dass beim Hochladen mehrerer Dateien gleichzeitig keine manuelle Auswahl mehr möglich ist. Das heisst, dass nach dem Komprimieren alle Dateien in einem Ordner gespeichert werden. Die im Artikel genannten Anwendungen und Tools zeigen eine Vielzahl an Möglichkeiten, Dateigrössen im Handumdrehen schrumpfen zu lassen.

Wenn Sie neben PDF-Dateien auch häufig mit zu grossen Bilddateien zu kämpfen haben, empfehlen wir Ihnen ein weiteres Thema des Monats: “Bilder verkleinern mit TinyPNG” sowie einen Blogbeitrag zum Bildbearbeitungs-Tool “Gimp”

 

 

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